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03.09.2021 Innovation Daniela Krautsack

Die Apps für das Büro nach Corona

Immer mehr Firmen erwachen langsam aus dem Corona-Schlaf. Ob die Chefs ihre Mitarbeiter*innen wie Dornröschen wachküssen, hängt vom jeweiligen Chef ab, aber eines hat das Management nun in der Hand: Arbeitsplatz-Software, die die Gesundheit und Sicherheit ihrer Angestellten beschützt. Es fällt den Mitarbeiter*innen jedenfalls leichter, sich ins Büro zu trauen.

Vor allem Apps helfen bei einer Vielzahl von Aufgaben, die im Büroalltag zu bewältigen sind. Vom Buchen eines Besprechungsraums bis zur Ermittlung der Büro-Quote, die aussagt, wie viele Schreibtische für welche Mitarbeiter zur Verfügung stehen.

Die App Safe Distance, die von Smart Citti und Wrld3D entwickelt wurde, bildet eine 3D-Karte des Büros ab und zeigt, wo sich ‚in real-time‘ Mitarbeiter*innen gerade aufhalten. Stark besuchte Bereiche werden markiert – diese können dann aus Sicherheitsgründen gemieden werden. Die App empfiehlt, Gemeinschaftsflächen dann erst aufzusuchen, wenn sie von weniger Kolleg*innen frequentiert sind.

PwC testet in ihren Shanghai-Büros gerade eine mobile App, die ihre Angestellten über GPS-Signale trackt. Infiziert sich ein Mitarbeiter mit dem Covid-Virus, kann die Personalabteilung Kontaktpersonen schnell ausfindig machen und informieren.

Mit Near-field Communication (NFC) unterstützen Apps, das Büro möglichst kontaktlos zu gestalten. Das beginnt beim Zutritt zu Gebäuden und geht bis zum Besuch der Kantine, die bargeldlos abläuft.

Auch Kommunikationsapps, wie Teams, Slack und Zoom boomen seit Beginn der Pandemie.

Vom Mitarbeiter zur Community

Die neuen Apps für Unternehmen unterstützen nicht nur bei der Organisation des Büroalltags. Sie helfen auch bei der Motivation der Mitarbeiter*innen, zu einer Community zusammenzuwachsen. Die Produktivität wird optimiert und das Engagement der Mitarbeiter*innen gefördert, was in Folge eine Stärkung der Unternehmenskultur bewirkt.

Remote Working ist der Inbegriff der neuen Arbeitsnormalität. Die neue Realität sieht so aus: Mitarbeiter*innen sitzen geografisch zerstreut. Oft fühlen sich diese isoliert. Bei einem Gespräch mit einer ehemaligen Agenturkollegin, einer erfahrenen Psychologin, wurde für mich ersichtlich, wie viele Menschen den Zwang, remote zu arbeiten, eigentlich ablehnen. Allein lebende Frauen im mittleren Alter gehören zu jener Gruppe, die am meisten mit der Zwangsisolation zu kämpfen haben. Krankheiten, insbesondere Depressionen steigen in dieser Zielgruppe.

Eine gute App vereint verschiedenste Tools, die Verwaltungsabläufe im Büro vereinfachen. Die verschiedenen Aufgaben, von der Raumbuchung bis zur Reservierung von Büroausstattung und Büromaterial, müssen intuitiv verwendbar und gut in den Arbeitsalltag integrierbar sein.

Siemens hat mit ‚Comfy‘ eine App für das Workplace Management eingeführt und hilft seinen Mitarbeiter*innen damit, die Regeln zur Corona-Prävention einzuhalten und die Büroanwesenheit zu planen, wenn sie nach und nach aus dem Home Office zurück ins Büro kommen. Die App kennt die freien Räume und Schreibtische und kann sie schnell zuweisen.

Diese Art der Schreibtischplanung soll dafür sorgen, dass jeder Schreibtisch effizient besetzt ist. Dazu werden Sensoren in Räumen platziert, die die Belegungssituation in Echtzeit erfassen. Das ermöglicht die Automatisierung der Buchung von Schreibtischen und Besprechungsräumen.

Smart-Home-Funktionen sind integriert

Immer mehr Mitarbeiter*innen können mittels Smartphone das Licht in ihren Büros ein- und ausschalten oder die Klimaanlage bedienen. Manche Systeme, wie etwa Workmetric, übernehmen sogar Office Manager Funktionen. Sie kümmern sich das Ausstellen digitaler Besucherausweise, Indoor-Navigation durchs Büroareal oder um die Parkplatzverwaltung.

Mit den Mitarbeitern schnell, fortlaufend und sicher in Verbindung bleiben ist eine der zentralen Herausforderungen für Unternehmen, wenn sie ihre Mitarbeiter nicht in Sichtweite haben. Mitarbeitenden-Apps sind gekommen, um zu bleiben, heißt es. Mit oder ohne Pandemie.

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